CONSIDERANDO:

Que la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura, en adelante OEI, es un organismo internacional de carácter gubernamental para la cooperación entre los países iberoamericanos en el campo de la educación, la ciencia, la tecnología y la cultura en el contexto del desarrollo integral, la democracia y la integración regional;

Que la OEI ha creado el Espacio Cultural OEI, en adelante “EL ESPACIO”;

Que EL ESPACIO busca constituirse en un lugar de encuentro de diversas expresiones del arte y la cultura de la Región Iberoamericana en Buenos Aires;

Que EL ESPACIO es un lugar de encuentro de actividades culturales de extensión, exposiciones, conferencias, jornadas y muestras de literatura, fotografía, arte audiovisual y pintura, entre otras;

Que EL ESPACIO tiene los siguientes objetivos estratégicos:

  1. Fortalecimiento de nuestra identidad;
  2. Construcción de la paz;
  3. Formación para la libertad y la práctica solidaria;
  4. Difusión de la cultura de los pueblos;
  5. Defensa de los derechos humanos.

Que EL ESPACIO es cedido sin fines de lucro y por lo tanto todas las actividades que aquí se desarrollen deberán estar ligadas a esta premisa;

Que la solicitud y cesión de EL ESPACIO responderá a las actividades y objetivos detallados anteriormente de organismos públicos, universidades, organismos provinciales, fundaciones, embajadas, áreas de cultura de los sindicatos, organizaciones de la sociedad civil, personas físicas, etc, en adelante EL SOLICITANTE/USUARIO, según corresponda;

Que EL ESPACIO a ceder se encuentra ubicado en Paraguay 1514 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CP1061), y que se cede únicamente su sala de exposición, la que cuenta con una superficie de exposición de 76m2, siendo los metros lineales de exposición 27; como así también su espacio para presentaciones que cuenta con un escenario y espacio para un máximo de cincuenta (50) sillas.

Que se decide conformar el Comité Regulador del Espacio Cultural OEI, en adelante EL COMITÉ;

Ante lo expuesto se formula el presente reglamento para el uso y cesión del espacio.

CAPITULO I – NORMAS GENERALES

ARTICULO 1°) Las solicitudes de cesión de espacio serán presentadas a EL COMITÉ, el que resolverá la aprobación de las mismas ajustándose al presente reglamento. La aprobación o rechazo de la solicitud no podrá ser nunca recurrida, revistiendo la misma el carácter de definitiva.

ARTICULO 2°) EL SOLICITANTE responsable de las actividades deberá presentar la solicitud con la mayor antelación posible, para permitir una correcta asignación y un uso racional de EL ESPACIO.

ARTICULO 3°) No se facilitará EL ESPACIO para:

  1. Actos proselitistas o cualquier acto en contra de la ética y la moral;
  2. Colaciones de grado de tipo privado;
  3. Fiestas y celebraciones de tipo privado;
  4. Por demás cuestiones que EL COMITE considere en los casos particulares, quien no tendrá la obligación de exponer las razones que motivaron el rechazo de la solicitud.

ARTICULO 4°) Cualquier controversia acerca de la aplicación del presente reglamento, así como también la determinación de daños y perjuicios derivados de la cesión del mismo, será dirimida entre partes con buena fe y colaboración.

ARTICULO 5º) En caso de que EL SOLICITANTE oculte información sobre el tipo de actividad que llevará a cabo, o se provea información incompleta, falsa o engañosa, EL COMITÉ podrá cancelar la actividad antes o durante el transcurso de la misma, sin necesidad de resarcir por los gastos, daños o perjuicios que puedan derivarse de dicha cancelación por culpa de EL SOLICITANTE.

CAPITULO II – DEL USO DEL ESPACIO

ARTICULO 6º) Las solicitudes de uso de EL ESPACIO deberán tramitarse en todos los casos ante EL COMITE, mediante el envío del formulario de solicitud de espacio que se encuentra alojado en la página web del Espacio Cultural OEI (www.espacioculturaloei.org) o a través del envío de la solicitud del espacio vía correo electrónico a la casilla de correo espacioculturaloei.org.ar en la que deberán incluir una breve descripción del proyecto a exponer o evento a realizar.

ARTICULO 7º) En todos los casos, la sola presentación de solicitud no otorga ni garantiza la aprobación del uso de EL ESPACIO. Las solicitudes se responderán vía correo electrónico, a la dirección que se indique en el formulario.

ARTICULO 8º) Una vez confirmada la actividad por parte del COMITÉ, el SOLICITANTE deberá presentar el formulario de aceptación de Cesión Temporal de El ESPACIO (ver Anexo I), suscribiendo el mismo por un responsable con facultades suficientes y entregado con firma original en las oficinas de la OEI, Paraguay 1510, C.A.B.A. (CP1061). La suscripción de dicho instrumento implica la conformidad de las disposiciones del presente reglamento.

Se deberá coordinar con EL COMITÉ  los días y horarios para montaje, ingreso de materiales y retiro de los elementos utilizados; todo lo cual estará sujeto a la disponibilidad de EL ESPACIO. El traslado de las obras, elementos y demás elementos necesarios para la exposición hacia EL ESPACIO y su posterior devolución será de exclusiva responsabilidad de EL SOLICITANTE.

ARTICULO 9º) EL COMITÉ se reserva el derecho de cancelar la cesión de EL ESPACIO por motivos de fuerza mayor o cualquier otro motivo siempre y cuando ello fuere necesario y razonable. El COMITÉ se reserva el derecho de efectuar cambios de fechas comprometiéndose a notificar los cambios con la debida anticipación. Por su parte EL SOLICITANTE anunciará cualquier cancelación u contratiempo en el desarrollo de la actividad.

ARTICULO 10º) Queda prohibida la cesión de EL ESPACIO por un prolongado período de tiempo, autorizándose solamente eventos puntuales que no comprometan a largo plazo las actividades de EL ESPACIO.

ARTÍCULO 11°) La OEI podrá ceder EL ESPACIO para eventos que requieran el cierre del mismo al público en general, tales como presentaciones de libros, conferencias, etc. EL SOLICITANTE deberá contemplar que, si la prestación del mismo implica una muestra, esta puede no estar abierta al público durante todo el periodo de prestación, el cual será informado por la OEI.

ARTICULO 12º) En todos los casos, y sin perjuicio de las entidades que representan, los firmantes de las solicitudes de espacio asumirán la responsabilidad personal y solidaria por el correcto uso de las instalaciones cedidas y por la reparación de todos los daños o deterioros que por acción u omisión pudieran producirse en las mismas. EL SOLICITANTE podrá realizar, junto con personal de EL ESPACIO, una inspección de las instalaciones, antes y después de la actividad, dejándose constancia en cada caso de las novedades surgidas.

ARTICULO 13°) EL SOLICITANTE se compromete a respetar la prohibición de ceder EL ESPACIO, total o parcialmente, ni destinarlos a un uso distinto del autorizado, sin la previa y expresa conformidad de la OEI. No estará permitida la participación de otra entidad o institución, o personal ajeno a esa entidad, sin autorización previa y expresa de la OEI.

ARTICULO 14º) EL COMITÉ requerirá a EL SOLICITANTE, en los casos que así lo considere, un depósito de garantía o fondo de responsabilidad, a fin de cubrir daños que pudieran ocasionarse en las instalaciones durante el transcurso de una actividad. Una vez concluida la misma, la suma de dinero será devuelta en su totalidad a EL SOLICITANTE, siempre que no se registren perjuicios en las dependencias de EL ESPACIO.

ARTICULO 15º) En el caso de que EL SOLICITANTE requiera equipamiento, personal u otras necesidades que no estén cubiertas por EL ESPACIO de acuerdo al presente reglamento, los mismos correrán por cuenta de EL SOLICITANTE, previa autorización expresa de EL COMITÉ.

ARTICULO 16º) La OEI cede EL ESPACIO, el resto de elementos deberá estar a cargo de EL SOLICITANTE, esto incluye equipamiento informático (notebook, cables HDMI, etc), catering y arreglo de EL ESPACIO antes y después de finalización del mismo.

ARTICULO 17º) EL COMITÉ determinará en qué actividad, por su naturaleza, se requerirá la presencia de guardias de seguridad y/o personal de mantenimiento y limpieza extra, así como el número de ellos. En caso de requerirse tal contratación, el costo de la misma caerá sobre EL SOLICITANTE. En dichos casos la cesión del espacio estará supeditada a la aceptación de ello por parte de EL SOLICITANTE.

ARTICULO 18°) EL SOLICITANTE se responsabilizará por sus empleados, proveedores contratados y por todos los asistentes a la actividad a ejecutarse dentro de EL ESPACIO. En el caso de contratar servicios de catering, sonido o cualquier otra prestación, EL SOLICITANTE deberá presentar comprobante de cobertura de ART y listado con nombre y apellido del personal que ingresará a la actividad, el cual deberá ser enviado a EL COMITÉ vía correo electrónico. Sin el mismo no se podrá ingresar a EL ESPACIO.

ARTICULO 19º) Los equipos de sonido, iluminación, proyección, etc. de propiedad de la OEI, serán operados por personal del mismo, sin excepción, salvo que la OEI no cuente con personal técnico para la fecha convenida, para lo cual en dicho caso se deberá acordar y autorizar un técnico externo a cargo de EL SOLICITANTE.

ARTICULO 20º) EL ESPACIO no se encuentra habilitado para espectáculos o actividades que incluyan música en vivo y/o representación de obras teatrales. EL ESPACIO cuenta con música funcional seleccionada por la OEI la cual no podrá ser modificada.

ARTICULO 21º)  Se deberá respetar el horario declarado en la planilla de solicitud de espacio, tanto para el inicio como para la finalización de las actividades, seminarios, ensayos, funciones, presentaciones de libros, conferencias, etc. El SOLICITANTE se compromete a desocupar EL ESPACIO conforme al cronograma establecido y en las mismas buenas condiciones en las que se hubiere recibido.

ARTICULO 22º) EL COMITÉ no se responsabiliza por los daños, pérdidas o deterioro de los elementos que permanezcan en el edificio una vez concluida la actividad, durante o antes de la misma, así como de todo aquello que sea ingresado a EL ESPACIO y no esté expresamente comunicado a EL COMITÉ, quedando facultada la misma para removerlos de ser necesarios.

ARTICULO 23°) La OEI no presta un espacio para la guarda de materiales. En el caso de la presentación de muestras EL SOLICITANTE deberá contemplar preparar la misma dentro de los días solicitados en el formulario.

ARTICULO 24º) La OEI no se hace responsable de cualquier extravío de las pertenencias de EL SOLICITANTE y/o de los participantes de las actividades que allí se desarrollen.

ARTICULO 25°) Ante el daño de cualquier pertenencia o instalación de EL ESPACIO o de cualquier objeto o equipo puesto a disposición de EL USUARIO, EL COMITÉ lo imputará como gasto de la actividad a ser saldado por el mismo.

ARTICULO 26º) EL COMITÉ no se hace responsable de ningún percance médico o suceso que pudiera requerir de la intervención médica. EL SOLICITANTE deberá prever la intervención médica en caso de necesidad. Para ello el solicitante deberá contar con las habilitaciones, autorizaciones, permisos y licencias a desarrollarse y los seguros que correspondan.

ARTICULO 27º) EL COMITÉ dispondrá en tiempo y forma todos los detalles acordados para la realización de la actividad.

ARTICULO 28º) EL COMITÉ designará a una persona como nexo y coordinación operativa de las actividades del evento de referencia.

ARTICULO 29º) EL COMITÉ no se hace responsable por fallas de último momento, desperfectos técnicos, cortes de luz, etc. que no sean imputables a las partes y que motiven la suspensión total o parcial de la actividad del solicitante o afecten el desarrollo de la actividad.

ARTICULO 30º) Todas las actividades que se realicen en EL ESPACIO deberán incluir en su cartelería y material de difusión el logo oficial del mismo, que será oportunamente proporcionado por EL COMITÉ. La misma deberá ser presentada con anterioridad a su difusión ante EL COMITÉ para su aprobación.

ARTICULO 31°) EL SOLICITANTE autoriza a EL COMITÉ a publicar, mencionar y/o reproducir las obras y contenidos de la exposición en medios de comunicación y prensa, tanto propios de EL ESPACIO como ajenos, y a mencionar la participación de EL SOLICITANTE en cualquier promoción que se hiciera de dicha muestra, sin generar ello compensación alguna.

ARTICULO 32º) Todas las actividades se realizarán dentro del horario de 10:00 a 20:00 hs. de lunes a viernes; a excepción de aquellas que por su carácter, necesariamente requieran otra franja diferente y sean autorizadas de manera excepcional por EL COMITÉ.

ARTICULO 33º) EL SOLICITANTE deberá respetar ciertos criterios de gestión medioambiental, a fin controlar el impacto de sus eventos sobre el medio ambiente en los siguientes aspectos: emisión de residuos, contaminación auditiva/sonora, consumo de energía y de agua.

ARTICULO 34°) EL USUARIO se compromete a mantener indemne a la OEI de todo reclamo que se pueda suscitar respecto de las actividades y exposiciones que se desarrollen en el marco de la cesión temporal y, por ello, se compromete a contratar todos los seguros que rigen la actividad a desarrollar, lo que implicaría la contratación de un seguro “todo riesgo” que garantice cualquier riesgo de daño físico o pérdida que sufran las obras por cualquier causa durante el montaje, exposición y desmontaje, exonerando a la OEI de cualquier responsabilidad. En caso de que así no lo hiciere, queda bajo exclusiva responsabilidad del USUARIO.

ARTICULO 35°) EL SOLICITANTE se obliga a contar con las autorizaciones, permisos y licencias que resulten necesarios para el desarrollo de las actividades objeto del presente documento.

ARTICULO 36°) La OEI podrá inspeccionar en cualquier momento el inmueble y las instalaciones objeto de la autorización de uso.

CAPITULO III: DE LAS PROHIBICIONES

ARTICULO 37º) Antes, durante y posteriormente a la realización del evento, EL SOLICITANTE no podrá:

  1. Exhibir, en el interior o exterior de EL ESPACIO, publicidad, letreros y/o cartelería sin autorización de EL COMITÉ.
  2. Intercambiar o ceder las fechas directamente entre otros solicitantes.
  3. Fumar en todos los espacios de EL ESPACIO.
  4. Clavar, adosar y/o pegar en paredes, puertas, ventanas, columnas, vidrios, techos, cielorrasos, etc. cualquier tipo de elemento, estructura, cartelería u ornamentación.
  5. Realizar trabajos de electricidad, carpintería y pintura dentro y fuera de EL ESPACIO, con excepción de las tareas expresamente autorizadas por EL COMITÉ.
  6. Emplear pirotecnia y/o máquinas de humo, así como la quema de objetos, líquidos y/o sustancias.
  7. Usar equipos que requieran gas y líquidos flamables.
  8. Consumir alimentos y bebidas en EL ESPACIO de exposición, tanto durante el transcurso de actividades como en ensayos y montajes, a excepción de los servicios brindados por EL ESPACIO y los de catering previa y expresamente autorizados por EL COMITÉ.
  9. Dependiendo del requerimiento eléctrico general, EL SOLICITANTE del evento deberá prever energía complementaria de una planta de luz adicional.

CAPITULO IV: DE LAS PRESTACIONES

ARTICULO 38°) EL ESPACIO brindará, dentro de sus prestaciones, el siguiente equipamiento y mobiliario:

  1. Expendedora de café, con un costo de diez pesos ($10) cada uno. Será responsabilidad de EL SOLICITANTE la provisión, en caso de considerarlo, la provisión del dinero para su uso.
  2. Expendedora de alimentos y gaseosas;
  3. Cincuenta (50) sillas negras de plástico modelo parís;
  4. Un (1) proyector FULL HD con emisión de señal en formato 16:9; Brillo de 4200 lúmenes ANSI;
  5. Pantalla de proyección a medida (medidas del área de proyección: 300 cm x 169 cm);
  6. Una (1) mesa tipo escritorio para escenario (medidas 170 cm x 50 cm);

Para montar obras:

  1. Rieles “j” para todo el espacio de muestra;
  2. Cuarenta y cuatro (44) varillas blancas de 2 mm x 1 metro de largo;
  3. Cuarenta (40) acrílicos transparentes de 1,20 de alto x 0,90 cm de ancho x 2 mm de espesor;
  4. Ochenta y ocho (88) soportes laterales regulables para 10 mm;
  5. Cuarenta (40) soportes para cuadros.
  6. Cuarenta (40) fichas nomencladoras de acrílico
  7. Tanza, cinta métrica, bifaz, adhesiva, de papel. Tijeras. Nivel. Guantes de algodón y de trabajo.

El SOLICITANTE será el responsable del montaje y desmontaje de sus obras/proyectos. El mismo se realizará bajo la supervisión de personal de la OEI.